Оборотна ведомост

АЛФА ЕООД

ОБОРОТНА  ВЕДОМОСТ – преди приключвателни операции

за периода от 01.__.20__ г. до 31.__.20__ г.

(период на оборотната ведомост може да бъде месец, тримесечие, година или друг, в който предприятието приключва счетоводните сметки)

1. Формиране и Предназначение

Оборотната Ведомост е вторичен счетоводен документ, в който са отразени началните салда, оборотите и крайните салда на използваните от предприятието счетоводни сметки за определен период от време.

Оборотната Ведомост се представя в табличен вид, в който по редовете са разположени използваните от предприятието счетоводни сметки, а по колоните са представени началните дебитни и кредитни салда, дебитните и кредитните обороти и крайните дебитни и кредитни салда.

Всеки ред от Оборотната Ведомост се формира от началното дебитно или кредитно салдо на съответната сметка, дебитните и кредитните обороти, получени от счетоводните статии, в които сметката е участвала през периода, и крайното дебитно или кредитно салдо на сметката в последния ден от периода (като резултат от началните салда и оборотите).

Чрез Оборотната Ведомост може да се направи бърз преглед на финансовото състояние на предприятието, като се проследят салдата и оборотите по съответните сметки.

Чрез преглед на Оборотната Ведомост могат да бъдат открити съществени несъответствия при счетоводното отчитане в предприятието, което ще разгледаме в следващата точка.

С данните от Оборотната Ведомост се съставят финансовите отчети – Баланс, Отчет за Приходите и Разходите (Отчет за Доходите или Отчет за Всеобхватния Доход), Отчет за Паричните Потоци и Отчет за Собствения Капитал. За съставянето на Отчета за Паричните Потоци по прекия метод, освен Оборотната Ведомост, е необходима и Главна Книга.

Оборотната Ведомост може да бъде:

• Синтетична – в която салдата и оборотите са обобщени на ниво синтетична сметка, съответно до четвърти или трети разряд (или друг, по-висок или по-нисък разряд), в зависимост от счетоводната политика и възможностите на използвания софтуер. В таблицата по-горе е представена синтетична Оборотна Ведомост.
• Аналитична – в която салдата и оборотите са представени отделно за всяка сметка, подсметка и аналитичност на сметка (в т.ч. и поданалитичност, ако има), съгласно които се отчитат стопанските операции в предприятието (например сметка 602 „Разходи за външни услуги“ да бъде представена с аналитичности – счетоводно обслужване, правни и юридически услуги, консултантски услуги или други, в зависимост от отчетността на предприятието).
• Синтетична или Аналитична с начални обороти – в която се представят и началните обороти по сметките, и техните аналитичности. Това се налага в случаите, когато счетоводството на предприятието е повторно заведено през годината и към момента на презавеждането, освен начални салда към началото на годината, има и натрупани обороти към момента на повторното завеждане, които се наричат „начални обороти към момента на презавеждането“. Типичен пример в това отношение са случаите, когато едно предприятие смени използвания счетоводен софтуер или обслужващото го счетоводно предприятие по време на финансовата (календарната) година.

Счетоводните сметки за активи и пасиви във валута, както в счетоводството, така и в Оборотната Ведомост, се водят в български лева, преизчислени по фиксинга на БНБ.

2. Генерални равенства в Оборотната Ведомост

• В последния сумарен ред на Оборотна Ведомост винаги трябва да са налице следните равенства:

• сумата на всички начални салда по дебита е равна на сумата на всички начални салда по кредита;
• сумата на всички обороти по дебита е равна на сумата на всички обороти по кредита;
• сумата на всички крайни салда по дебита е равна на сумата на всички крайни салда по кредита.

• Когато между общата сума на началните салда по дебита и общата сума на началните салда по кредита има разлика, то грешката е най-вероятно техническа, при въвеждането, и трябва да се проверят въведените начални салда по дебита и кредита на всички синтетични и аналитични сметки – в т.ч. е възможно за някоя сметка изобщо да е пропуснато да се въведе началното салдо. Проверката се осъществява като се вземе оборотната ведомост за предходната година и се сравнят нейните крайни салда по всички сметки с началните салда по всички сметки на оборотната ведомост за текущата година.

• Когато между сумата на оборотите по дебита и сумата на оборотите по кредита има разлика, то най-вероятните грешки са следните:

• техническа грешка при въведени начални обороти, която се отстранява с проверка на въведените начални обороти, като се сравнят с оборотната ведомост, от която са взети (най-често предоставена от бивш счетоводител или счетоводно предприятие);
• пропуск изобщо да се въведат начални обороти на някоя сметка;
• софтуерен проблем при записване на счетоводна статия. По принцип счетоводни софтуери при никакви обстоятелства не позволяват да се запише неравнена счетоводна статия, но някои софтуери биха записали такава при срив на захранване или срив в базите данни. Разлика в обороти не може да съществува, освен ако няма софтуерен проблем. Такава грешка се открива и отстранява с помощта на специални инструменти, предвидени в самия софтуер.

3. Некоректни Салда

§1  • Ако сметка от група 10 „Капитал“ е с крайно дебитно салдо, това означава, че некоректно е осчетоводена вноска за капитал. Сметките са пасивни и винаги трябва да са с кредитно салдо. За да се коригира грешната статия за внесен капитал, от оборотните ведомости за по-кратки периоди се открива в кой период е направена грешната статия.

• Ако сметка от група 11 „Капиталови резерви“ е с крайно дебитно салдо, това означава, че некоректно е осчетоводена статия за увеличаване или намаляване на резервите. Тази сметка винаги е с кредитно салдо, затова грешната статия за увеличаване или намаляване на резервите трябва да бъде поправена. За целта от оборотни ведомости за по-кратки периоди се открива в кой период е грешната статия и се поправя. Изключение прави сметка 116 „Обратно изкупени собствени акции“, която е активна.

• Ако сметка 121 „Непокрита загуба от минали години“ е с крайно кредитно салдо, това означава, че некоректно е отнесена текущата печалба в минал период. Ако в текущата година сме на печалба, то тя се отнася в следващата година по кредита на сметка 122 „Неразпределена печалба от минали години“. Ако сме на загуба в текущата година, в следващата година загубата се отнася по Дебита на сметка 121. Също така може грешно да е осчетоводена статия за отнасяне на непокритата загуба към някоя от сметките за резерви от група 11. За целта от оборотни ведомости за по-кратки периоди се открива в кой период е грешната статия и се извършва корекция по подходящ начин.

§2  • Ако сметка 122 „Неразпределена печалба от минали години“ е с крайно дебитно салдо, това означава, че некоректно е отнесена текущата печалба. Ако сме на печалба в текущата година, в следващата година тя се отнася по кредита на сметка 122. Ако сме на загуба в текущата година, в следващата година тя се отнася по дебита на сметка 121 „Непокрита загуба от минали години“. Също така може грешно да е осчетоводена статия за отнасяне на неразпределената печалба към някоя от сметките за резерви от група 11. За целта, от оборотни ведомости за по-кратки периоди, се открива в кой период е грешната статия и се извършва корекция по подходящ начин.

Ако Оборотната Ведомост е след приключвателни операции и предприятието е осъществявало дейност през периода, ще се формира крайно салдо по сметка 123 „Печалби и загуби от текущата година“, което може да бъде и дебитно, и кредитно. Когато е дебитно, това означава, че се е формирала счетоводна загуба, а когато е кредитно – счетоводна печалба.

§3  • Ако сметка от група 15 „Получени заеми“ е с крайно дебитно салдо, това означава, че или сме надплатили даден заем, лизинг или друго задължение, или ни липсват документи, доказващи неговото получаване или изплащане. Трябва да се набави необходимата информация, за да се установи дали е надплатено едно задължение, или липсва документ за изплащането му. Ако грешката е от друго естество, трябва да се открие и да се коригира по подходящ начин.

§4  • Ако сметки от групи 20 „Дълготрайни материални активи“, 21 „Дълготрайни нематериални активи“ и 22 „Дългосрочни финансови активи“ са с крайно кредитно салдо, това означава, че грешно е осчетоводена статия за придобиване на дълготраен актив. Тези сметки винаги са с дебитни салда, затова грешната статия за придобиване на дълготраен актив трябва да бъде поправена. За целта, от оборотни ведомости за по-кратки периоди, се открива в кой период е грешната статия и се поправя.

§5  • Ако сметки от група 24 „Амортизации“ са с крайно дебитно салдо, това означава, че некоректно са осчетоводени амортизациите за периода. За целта, от оборотни ведомости за по-кратки периоди, се открива в кой период е грешната статия и се поправя.

В оборотната ведомост сумата по крайното салдо на група 24 не бива да надвишава сумата по дебита на група 20. Например не може един компютър по сметка 203 да е с отчетна стойност 1000 лв., а да има начислена амортизация за 1200 лв. Ако сумата по крайното салдо на група 24 надвишава сумата по дебита на група 20, е възможно да е продаден или обезценен актив, чиято амортизация все още не е отписана, съответно коригирана. Също така, ако в предприятието активите са в употреба и не са напълно амортизирани, всеки месец трябва да има обороти по сметките от група 24.

§6  • Ако сметките от група 30 „Суровини/материали, продукция и стоки“ имат крайни кредитни салда и няма грешки при осчетоводяването, това означава, че са продадени повече стоки, отколкото са закупени (заприходени в счетоводството). Това може да се получи ако все още липсват (поради забава или изгубване) документите за фактическата покупка на стоките. Тогава липсващите документи могат да се изискат допълнително от доставчика или от отговорното за покупката лице. Това в практиката се случва, но от счетоводната гледна точка е недопустимо.

Обикновено в края на месеца, когато се отписват стоките, материалите или продукцията, трябва да има дебитни обороти по сметките от група 70 и кредитни обороти по сметките от група 30. Липсата на обороти означава, че материалните запаси не са отписани. Трябва да се набави справка за продадените стоки, материали или продукти и те да се отпишат.

§7  • Ако сметките от група 40 „Доставчици и свързаните с тях сметки“ са с крайно дебитно салдо, това означава, че или е надплатено на доставчик по дадена фактура (или друг документ за разчет) или липсва съответният документ за възникване на този разчет. При това положение се набавят липсващите документи, ако има такива, или се уточнява дали е надплатено.

Дебитното салдо също може да възникне и от кредитни известия, за които все още не са върнати парите от доставчика. В този случай салдото ще е коректно.

§8  • Ако сметките от група 41 „Клиенти и свързаните с тях сметки“ са с крайно кредитно салдо, това означава, че или клиенти са надплатили по даден документ, или липсва съответният документ за възникване на този разчет. При това положение се набавят липсващите документи, ако има такива, или се уточнява дали е надплатено.

Кредитното салдо също може да възникне и от кредитни известия, за които все още не са върнати парите на клиента. В този случай салдото ще е коректно.

§9  • Ако крайното салдо на сметка 421 „Персонал“ е дебитно, това означава, че са надплатени заплати или че са изплатени заплати, които все още не са начислени в счетоводството. В този случай се проверява дали има движение по сметката за текущия период от оборотната ведомост (за същия период) и ако няма – се начисляват. Ако има надплатени възнаграждения, трябва да се проследи дали това не е произтекло от непълна документация, или е грешка при самото плащане.

§10 • Ако по сметките 424 „Вземания от съучастия“ и 426 „Вземания по записани дялови вноски“ има крайни кредитни салда, това означава, че са надплатени суми от съдружниците/акционерите или че е осчетоводено плащане на дивиденти, преди да са начислени в счетоводството. Трябва да се сравни с удостоверението от Агенцията по Вписванията внесеният и невнесеният основен капитал по сметка 426, и с протокола за разпределяне на дивиденти за размера на изплатения дивидент по сметка 424, и при констатирани разлики – те да се поправят.

• Ако по сметка 425 „Задължения за съучастия“ има дебитно салдо, това означава, че е надплатен дивидент, че е допусната грешка или че е осчетоводено плащане на дивидент, преди да е начислен в счетоводството. Трябва да се сравни с протокола за разпределяне на дивидента и при разлики – да се поправи съответната статия.

§11 • Ако по сметки 4531 „Начислен данък върху добавената стойност за покупките“ и 4532 „Начислен данък върху добавената стойност за продажбите“ има крайни салда – съответно дебитни или кредитни, това означава, че не са приключени сметките за периода (1, 2, 3, 6 месеца или година). Тези две сметки в края на месеца не трябва да имат никакви крайни салда – нито кредитни, нито дебитни, както е показано в примера по-горе. В противен случай се извършват приключвателните операции по ДДС и се сравнява полученият резултат със справка-декларацията по ДДС за съответния месец.

§12 • Ако по сметка 4538 „Данък върху добавената стойност за възстановяване“ има крайно кредитно салдо, това означава, че ДДС сметките не са приключени коректно. В този случай се проследяват оборотни ведомости за по-кратки периоди, в кой месец е грешката, и тя се поправя.

• Ако по сметка 4539 „Данък върху добавената стойност за внасяне“ има крайно дебитно салдо, това означава че ДДС сметките не са приключени коректно или че сме надплатили ДДС. В този случай се проследяват оборотни ведомости за по-кратки периоди, в кой месец е грешката, и се тя поправя.

• Ако по сметка 4538 ”Данък върху добавената стойност за възстановяване” има крайно дебитно салдо и същевременно по сметка 4539 ”Данък върху добавената стойност за внасяне” има крайно кредитно салдо, това означава, че или не сме осчетоводили приспадане на данък върху добавената стойност за възстановяване от предишен месец, или в момента тече процедура по възстановяване на данък върху добавената стойност. Ако не сме осчетоводили приспадането, се проверяват справки-декларациите по ДДС за предходните месеци и в месеца, в който е извършено приспадане, следва да се осчетоводи съответната счетоводна операция. Така ще остане коректно салдо само по едната от двете ДДС сметки – 4538 и 4539. Възможно е обаче да има ДДС за възстановяване, чийто срок за искане за възстановяване е пропуснат и фирмата не го е възстановила по реда на ДОПК. В този случай салдата ще са коректни.

§13 • Ако по сметки 451 „Разчети с общините“, 454 „Разчети за данъци върху доходите на физическите лица“, 455 „Разчети с министерства“, 456 „Разчети с акцизи“, 457 „Разчети с митници“, 459 „Разчети с бюджета“ има крайно дебитно салдо, това означава, че е надплатен съответният данък. Друга вероятна причина е да има плащане по документ, който липсва. В този случай трябва да се потърсят и набавят всички документи за начислени данъци.

§14 • Ако по сметки от група 46 „Разчети с осигурители“ има крайно дебитно салдо, това означава, че или не сме осчетоводили заплатите за текущия или някой от предходните периоди, или има надплатени осигуровки. В този случай се проследяват оборотни ведомости за по-кратки периоди, в кой месец не са осчетоводени заплати, или ако всичко е начислено – се проверява дали не са надплатени осигуровки.

§15 • Ако сметки 501 „Каса в лева“, 502 „Каса във валута“ са с крайно салдо в кредита, това означава, че има отрицателно количество парични средства в брой, което по принцип е невъзможно, защото няма как да се изхарчат повече пари в брой, отколкото има в касата. В този случай се проследяват оборотни ведомости за по-кратки периоди, в кой момент се е получила отрицателна каса, и се захранва предварително със заемни или други средства.

§16 • Ако по сметките 503 „Разплащателна сметка в лева“, 504 „Разплащателна сметка във валута“ има кредитно салдо, това означава, че имаме усвоен овърдрафт, който трябва да се отнесе по сметките от група 15. Тези сметки не би следвало да имат крайни кредитни салда. Възможна причина за крайно кредитно салдо по банкови сметки е и когато сумите по тях са изчерпани и начислените такси за обслужване на сметката се появяват като кредит от страна на банката. В този случай сметката трябва да се захрани с пари от касата или от друга банкова сметка на фирмата. Във всички други случаи на кредитно салдо по банкова сметка, означава, че има грешка при осчетоводяването, която трябва да се открие и поправи.

• Ако по сметки от група 51 „Краткосрочни финансови активи“ има кредитно салдо, това означава, че са продавани финансови активи, за които липсва информацията за тяхната покупка. В този случай трябва да се потърсят и набавят съответните документи. Във всички други случаи на кредитно салдо по сметки от група 51, означава, че има грешка при осчетоводяването, която трябва да се открие и поправи.

§17 • Ако по сметки от група 60 „Разходи по икономически елементи“, 61 „Разходи за дейността“, 62 „Финансови разходи“, 65 „Разходи за бъдещи периоди“, 69 „Извънредни разходи“ има крайно кредитно салдо, това означава, че тези сметки не са приключени коректно и трябва да се проследи кога и къде е възникнала грешката и тя да се поправи.

• Ако Оборотната Ведомост е след приключвателни операции, по сметките от групи 60 „Разходи по икономически елементи“, 62 „Финансови разходи“, 69 „Извънредни разходи“ и сметки 611 „Разходи за основна дейност“ (освен ако във фирмата има производство), 612 „Разходи за спомагателна дейност“, 614 „Административни разходи“, 615 „Разходи за продажби“, 616 „Разходи за ликвидация на ДМА“, 617 „Разходи по дейности в предприятия с нестопанска дейност“ и 618 „Разходи при ликвидация и несъстоятелност“, не трябва да има крайни салда. Те следва да са приключени в съответните сметки в края на отчетния период и да формират финансовия резултат.

§18 • Ако по сметки от група 70 „Приходи от продажби“, 71 „Приходи в предприятия с нестопанска цел“, 72 „Финансови приходи“, 75 „Приходи за бъдещи периоди и финансирания“, 79 „Извънредни приходи“ има крайно дебитно салдо, това означава, че сметките са приключени некоректно или че са приключени към други сметки, вместо към сметка 123. В този случай трябва да се проследи с оборотни ведомости за по-кратки периоди кога и къде е възникнала грешката и тя да се поправи.

• Ако в едно предприятие стоките или продукцията се продават под себестойност (т.е. на загуба), крайното салдо по сметки 701 „Приходи от продажба на продукция“ или съответно 702 „Приходи от продажба на стоки“ ще бъде дебитно. В този случай то ще бъде коректно.

• В политиката на някои фирми е прието разходите от група 60 да се приключват по сметките от група 70 „Приходи“, вместо по група 61 „Разходи за дейността“. В този случай е възможно да се формира крайно дебитно салдо по някоя от сметките в група 70, ако сумата на разходите надвишава сумата на приходите.

• Ако Оборотната Ведомост е след приключвателни операции, по сметките от групи 70 „Приходи от продажби“, 71 „Приходи в предприятия с нестопанска цел“, 72 „Финансови приходи“, 79 „Извънредни приходи“ не трябва да има крайни салда. Те следва да са приключени в съответните сметки в края на отчетния период и да формират финансовия резултат.

4. Връзка Между Оборотите на Отделни Сметки

• Ако има дебитни обороти по сметка 603, трябва да има и кредитни обороти по сметки от група 24.
• Ако има дебитни обороти по сметка 604, трябва да има и кредитни обороти по сметка 421.
• Ако има дебитни обороти по сметка 605, трябва да има и кредитни обороти по сметка 454 и сметки от група 46.
• Ако има дебитни обороти по сметка 623, трябва да има кредитни обороти по сметки от група 51.
• Ако има дебитни обороти по сметка 624, трябва да има и кредитни обороти по някоя от валутните сметки 502 или 504, или по сметки, където се отчитат получени или предоставени заеми във валута, както и вземания и задължения от контрагенти във валута.
• Ако има обороти по сметка 701, трябва да има и обороти/салдо по сметка 303.
• Ако има обороти по сметка 702, трябва да има и обороти/салдо по сметка 304.
• Ако има обороти по сметка 705, трябва да има и обороти/салдо по група 20.
• Ако има обороти по сметка 706, трябва да има и обороти/салдо по сметка 302.
• Ако има обороти по сметка 723, трябва да има и обороти по сметки от група 51.
• Ако има обороти по сметка 724, трябва да има и обороти по някоя от валутните сметки 502 или 504, или по сметки, където се отчитат получени или предоставени заеми във валута, както и вземания и задължения от контрагенти във валута.
• Ако има обороти по сметки 4531 и/или 4532, трябва да има и обороти по сметки 4538 и/или 4539.
• Ако има обороти по сметки от група 70, трябва да има и обороти по сметки от група 41.

5. Счетоводни Грешки, които могат да бъдат открити в Оборотна Ведомост

• Прехвърляне на финансов резултат от минали години (приключване на сметка 123) – ако в Оборотната Ведомост има начално салдо по сметка 123 „Печалби и загуби от текущата година“, това означава, че финансовият резултат от предходната година не е прехвърлен по сметка 121 „Непокрита загуба от минали години“ или по сметка 122 „Неразпределена печалба от минали години“.

• Начисляване на амортизации – ако в Оборотната Ведомост има салда по сметки от група 20 (без сметка 201 ”Земи”, тъй като земите не се амортизират), това означава, че във фирмата има закупени дълготрайни активи. При работеща фирма, чиито активи се използват, следва всеки месец да има кредитни обороти по сметките от група 24 „Амортизации“ и дебитни обороти по сметка 603 „Разходи за амортизации“. Освен ежемесечното начисляване на амортизации, трябва да се следи и коректното им начисляване със съответните проценти. Например ако по сметка 203 „Компютърна техника“ има компютри на стойност 25 000 лв., а по сметка 2413 „Амортизация на компютри“ стойността е 2 500 лв., трябва да се провери процентът на амортизация според фирмената политика (обикновено е 50% годишно). Ако некоректно е осчетоводена стойността на разхода за амортизация, следва да се открие и поправи в съответните месеци.

• Отписване на продадени стоки/материали/суровини/продукти – ако дейността на фирмата е свързана с продажбата на стоки, материали, суровини или произвеждане на продукция, в края на отчетен период (обикновено месец) съответният материален запас трябва да бъде отписан по себестойност. След като се получи информация от фирмата за стойността на продадените/произведените запаси, те се отписват в счетоводството. Съответно в края на месеца трябва да има дебитни обороти по сметките от група 70 „Приходи от продажби“ и кредитни обороти по сметките от група 30 „Суровини/Материали, Продукция и Стоки“.

• Начисляване на заплати – ако във фирмата има нает персонал по трудови договори, граждански договори и договори за управление и контрол, то всеки месец следва да има обороти по сметка 421 „Задължения към персонал“, по сметки от група 46 „Разчети с осигурители“, по сметка 454 „Разчети за данъците върху доходите на физическите лица“, по сметка 604 „Разходи за заплати“ и по сметка 605 „Разходи за осигуровки“. Ако във фирмата има самоосигуряващо се лице, следва да има обороти и по сметка 493 „Разчети със собственици“.

• Начисляване на авансова вноска за корпоративен данък – ако фирмата внася авансови вноски за корпоративен данък, всеки месец трябва да има начислена такава сума по дебита на сметка 4521 „Разчети за Годишен корпоративен данък“ и по кредита на сметка 4522 „Разчети за Авансов корпоративен данък“.

• Приключвателни операции по ДДС – ако фирмата е регистрирана по ЗДДС, то следва всеки месец да има обороти по сметки 4531 „Начислен данък върху добавената стойност за покупките“ и/или 4532 „Начислен данък върху добавената стойност за продажбите“, освен ако фирмата не е извършвала никаква дейност за периода. В края на месеца тези две сметки не трябва да имат крайни салда. Салдата им се приключват съответно по сметки 4538 „Данък върху добавената стойност за възстановяване“ или 4539 „Данък върху добавената стойност за внасяне“ – в зависимост от това дали през месеца фирмата е имала ДДС за възстановяване, или ДДС за внасяне, което се вижда от справка-декларацията по ЗДДС за съответния период.

• Признаване на приходи и разходи за бъдещи периоди в текущия период – ако във фирмата има салда по сметките от група 65 „Разходи за бъдещи периоди“ и 75 „Приходи за бъдещи периоди и финансирания“, следва да се има предвид, че на определен период тези приходи и/или разходи се признават текущо по сметките от група 60 „Разходи“, група 62 „Финансови разходи“, група 70 „Приходи от продажби“ или група 72 „Финансови приходи“. Следователно, ако се признават всеки месец, то всеки месец трябва да има кредитни обороти по сметките от група 65 и дебитни обороти по сметките от група 75.

• Приключвателни операции на приходите и разходите при годишно приключване – в края на периода (1, 2, 3, 6 месеца или година) всички разходи и приходи от текущата дейност трябва да се приключат и да формират счетоводния резултат – печалба или загуба. В края на годината всички сметки от група 60 „Разходи по икономически елементи“, от група 61 „Разходи за дейността“ (с изключение на 611, а когато има производство – и на 613), от група 62 „Финансови разходи“, от група 69 „Извънредни разходи“, от група 70 „Приходи“, от група 71 „Приходи в предприятия с нестопанска дейност“, от група 72 „Финансови приходи“ и от група 79 „Извънредни приходи“, трябва да имат нулеви салда.